Sistem Informasi Manajemen Institut Sains & Teknologi AKPRIND Yogyakarta (UTS)

BAGIAN PERTAMA

Model Umum Pengolahan Data dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM)

 

 Sistem Informasi Manajemen Institut Sains & Teknologi AKPRIND Yogyakarta

1.      Sistem Informasi Perguruan Tinggi

1).      Komponen input, proses, informasi, dan database yang diperlukan

·         Input: data mahasiswa, pegawai, dosen, mata kuliah, akademik, E-learning, perpustakaan, jadwal belajar mengajar, registrasi.

·         Proses: penginputan dan pengolahan data.

·         Informasi: jadwal kuliah mahasiswa, jadwal mengajar dosen, daftar buku di perpustakaan, nilai mahasiswa, daftar mahasiswa, daftar dosen dan pegawai.

·         Database: entitiy mahasiswa, dosen, mata kuliah, kelas, fakultas, buku di perpustakaan, pegawai.

2).      Proses input, proses, informasi, dan database

·         Input: proses pemasukan data dan prosedur pengolahan data ke dalam komputer melalui alat input seperti keyboard.

·         Proses: data diolah sesuai dengan proses yang telah dimasukkan, seperti membuat daftar mata kuliah yang diambil mahasiswa.

·         Informasi: diketahui jadwal kuliah tiap mahasiswa/KRS mahasiswa, jadwal mengajar dosen, daftar buku di perpustakaan, nilai mahasiswa/KHS, daftar mahasiswa, daftar dosen dan pegawai yang akan ditampilkan pada alat output seperti monitor dan printer.

·         Database: menghubungkan tiap entitiy mahasiswa, dosen, mata kuliah, kelas, fakultas, buku di perpustakaan, pegawai.

2.      Sistem Informasi Akademik

1).      Komponen input, proses, informasi, dan database yang diperlukan

·         Input: data mahasiswa, dosen, mata kuliah, nilai mahasiswa.

·         Proses: penginputan dan pengolahan data.

·         Informasi: jadwal kuliah mahasiswa, jadwal mengajar dosen, nilai mahasiswa.

·         Database: entitiy mahasiswa, dosen, mata kuliah, nilai mahasiswa.

2).      Proses input, proses, informasi, dan database

·         Input: proses pemasukan data dan prosedur pengolahan data mahasiswa, dosen (seperti nama, NIM, NIK), mata kuliah, nilai mahasiswa ke dalam komputer melalui alat input seperti keyboard.

·         Proses: data diolah sesuai dengan proses yang telah dimasukkan, seperti membuat daftar mata kuliah yang diambil mahasiswa.

·         Informasi: diketahui jadwal kuliah tiap mahasiswa/KRS mahasiswa, jadwal mengajar dosen, nilai mahasiswa/KHS yang akan ditampilkan pada alat output seperti monitor dan printer.

·         Database: menghubungkan tiap entitiy mahasiswa, dosen, mata kuliah, kelas, fakultas, buku di perpustakaan, pegawai.

3.      Sistem Informasi Perpustakaan

1).      Komponen input, proses, informasi, dan database yang diperlukan

·         Input: data mahasiswa, pegawai, dosen, daftar buku perpustakaan.

·         Proses: penginputan dan pengolahan data.

·         Informasi: daftar buku di perpustakaan, daftar peminjam buku.

·         Database: entitiy mahasiswa, dosen, buku di perpustakaan.

2).      Proses input, proses, informasi, dan database

·         Input: proses pemasukan data dan prosedur pengolahan data mahasiswa, dosen (seperti nama, NIM, NIK), daftar buku perpustakaan (seperti judul buku, letak buku, penerbit, dll) ke dalam komputer melalui alat input seperti keyboard.

·         Proses: data diolah sesuai dengan proses yang telah dimasukkan, seperti membuat daftar mata kuliah yang diambil mahasiswa.

·         Informasi: diketahui peminjam buku, daftar buku yang ada di perpustakaan dan letaknya yang akan ditampilkan pada alat output seperti monitor dan printer.

·         Database: menghubungkan tiap entitiy peminjam (mahasiswa, dosen), buku di perpustakaan.

4.      Sistem Informasi Akademik

1).      3 contoh data yang diperlukan sebagai input

·         Nama, NIM, jurusan, fakultas, mata kuliahyang diambil dari tiap mahasiswa,

·         Nama, NIK/NIDN, jurusan, fakultas, mata kuliah yang diajar dari tiap dosen,

·         Nilai mata kuliah dari tiap mahasiswa yang diberikan oleh dosen.

2).      3 contoh informasi sebagai hasil dari pengolahan data

·         KRS (daftar mata kuliah yang diambil) dan KHS (nilai yang didapatkan pada matkul yang diambil) tiap mahasiswa

·         KHS (nilai yang didapatkan pada matkul yang diambil) tiap mahasiswa

·         Jadwal mengajar dosen

3).      Proses yang dilakukan dari data dan informasi

·         Dengan menginputkan data nama, NIM, jurusan, fakultas, mata kuliah yang diambil dari tiap mahasiswa maka akan menjadi KRS (Kartu Rancangan Studi),

·         Dengan menginputkan nilai mata kuliah dari tiap mahasiswa yang diberikan oleh dosen KHS (Kartu Hasil Studi) tiap mahasiswa

·         Dengan menginputkan data nama, NIK/NIDN, jurusan, fakultas, mata kuliah yang diajar dari tiap dosen didapatkan jadwal mengajar tiap dosen.

5.      Tingkatan Proses Manajemen pada Sistem Informasi Perguruan Tinggi

1).      Top level

Pada level ini menduduki tingkatan manajemen yang paling tinggi/manajemen puncak. Pada Perguran Tinggi yang menduduki level ini yaitu seorang Rektor dan Wakil Rektor yang memiliki tanggung jawab pada seluruh kegiatan dalam perguruan tinggi. Seorang Rektor dan Wakil Rektor harus memiliki keterampilan konsep dengan tugas memimpin Perguruan Tinggi secara keseluruhan  agar dapat membentuk tim kerja yang baik, bawahan atau bagian-bagian yang baik.

2).      Middle level

Manajemen tingkat ini merupakan manajemen standar. Pada Perguruan Tinggi diduduki oleh Kepala Bagian, baik itu Kepala Bagian Akademik, Administrasi, Kemahasiswaan, dan lain-lain. Kepala Bagian ini menjadi penghubung antara top level dengan low level. Kepala Bagian tugasnya membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para low level dalam mengembangkan rencana-rencana sesuai dengan tujuannya serta memiliki tanggung jawab terhadap manajemen tertinggi.

3).      Low level

Tingakatan ini merupakan tingkatan terakhir yang sering disebut manajemen lini pertama. Pada Perguruan Tinggi diduduki oleh Dekan Fakultas dan Ketua Jurusan yang berhubungan langsung dengan tenaga operasional dengan tugas menjabat serta mengawasi petugas-petugas operasional dan bertanggung jawab terhadap manajemen yang lebih tinggi.

BAGIAN KEDUA

6.      Terkait kondisi COVID-19, sistem informasi yang dibutuhkan yaitu sistem e-learning yang ringan (kecil) dalam segi Mbps dan dapat digunakan oleh seluruh pihak baik mahasiswa, karyawan, maupun dosen untuk saling bertatap muka melalui online. E-learning tersebut dapat digunakan untuk dibuka semua mahasiswa dengan dosen tetap dapat membuka materi dan menjelaskan ke dosennya, seperti aplikasi zoom tetapi hanya untuk ruang lingkup perguruan tinggi sehingga kemanannya terjamin. Kemudian, e-learning tersebut juga dapat mendeteksi mata kuliahnya berjalan lancar dan tepat atau tidak.

7.      Kegiatan/aktivitas/peran yang telah dilakukan selama Pandemi COVID-19 adalah sebagai berikut.

• Membantu pekerjaan ibu,
•  Berkreasi dengan memasak,
• Kuliah online,
• Mengerjakan tugas kuliah,
• Mengikuti penelitian dengan dosen,
• Mengikuti seminar/kajian online, seperti kajian online, kelas menulis, seminar cerita beasiswa,
• Membantu sekolah online adik dan saudara.
• Memperhatikan informasi perkembangan kasus COVID-19.

Perkenalan Sistem Informasi Manajemen

Assalamualaikum Warahmatullahiwabarakatuh :)

Salam sejahtera untuk kita semua, salam edukasi!

Pada bagian ini saya akan menceritakan tentang Sistem Informasi Manajemen. Beberapa informasi yang saya sampaikan telah saya rangkum sebagai berikut.

DEFINISI DATA

·         Data merupakan material atau bahan baku yang belum mempunyai makna atau belum berpengaruh langsung kepada pengguna sehingga perlu diolah untuk dihasilkan sesuatu yang lebih bermakna (Mulyanto, 2009).

·         Data merupakan hasil observasi langsung terhadap suatu kejadian, yang merupakan perlambangan yang mewakili objek atau konsep dalam dunia nyata (Pendit, 2017).

·         Data adalah bahan utama dari pekerjaan manajemen sistem informasi.

DEFINISI INFORMASI

·         Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan bermanfaat bagi pembacanya (Jogiyanto, 2001).

·         Informasi adalah apa yang ada di benak manusia (kognitif/afektif) sebagai bagian kesadaran manusia (Bawden & Robinson, 2015).

·         Informasi adalah bahan yang dihasilkan dari pengolahan data.

PERBEDAAN DATA DAN INFORMASI

            Perbedaan informasi dan data sangat relatif, tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya. Data merupakan bahan mentah (raw material) untuk suatu informasi, sedangkan informasi merupakan data yang telah diolaj menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai nyata bagi pengambilan keputusan-keputusan saat ini atau waktu yang akan datang. Informasi memberikan sesuatu yang berguna jika: sesuai dengan kebutuhan end user, mempunyai ketelitian dalam pengolahan data, tidak kadaluwarsa (up to date), dan dapat dipergunakan secara efektif.

            Terdapat beberapa poin perbedaan data dan informasi diantaranya yaitu sebagai berikut.

Data

Informasi

·       Simbol-simbol yang belum diinterpretasikan. ·       Observasi sederhana. ·       Seperangkat fakta diskrit (terpisah). ·       Teks yang tidak bisa menjawab pertanyaan atas permasalahan tertentu. ·       Fakta dan pesan-pesan. ·       Tanda-tanda. ·       Pembawa informasi dan pengetahuan.

·         Data yang mempunyai makna (tertentu). ·         Data dengan tujuan dan relevansi. ·  Suatu pesan yang dimaksudkan untuk mengubah persepsi penerima. ·         Teks yang bisa menjawab pertanyaan siapa, apa dan dimana. ·         Data yang memiliki makna. ·         Representasi makna kebahasaan. ·         Deskripsi yang dibawa oleh data. ·   Fakta yang digunakan untuk menjelaskan situasi atau kondisi. ·         Alur pesan yang bermakna.

Menurut Kurt Christoff perbedaan data dan informasi dari beberapa hal adalah sebagai berikut.

Data	Informasi
·         Fakta yang disimpan. ·         Ada tapi tidak aktif. ·         Berdasarkan teknologi.	·         Fakta yang diungkapkan. ·         Keberadaanya aktif. ·         Berdasarkan bisnis. ·         Ditransformasikan dari data.

CONTOH DATA DAN INFORMASI

Contoh data:

§  Data Penumpang Pesawat Terbang,

§  Data Jumlah Penjualan per Jenis Barang di Pasar Swalayan,

§  Data Jumlah Kasus COVID-19 di Indonesia

Contoh Informasi:

§  Laporan Keuangan Bank BRI tahun 2019,

§  Kasus COVID-19 per 28 April 2020 terkonfirmasi positif 9511, kasus sembuh 1254, dan kasus meninggal 773,

§  Hasil pertandingan sepakbola Liga Indonesia antara Club Persija dengan Persib pukul 16:30 tadi berakhir dengan skor 3 : 2 untuk kemenangan Persija.

DEFINISI MANAJEMEN

·         Manajemen adalah proses mengkoordinasikan, mengintegrasikan, menyederhanakan, dan mensinkronisasikan (coordination, intergration, simplification, synchronization/KISS) sumber daya manusia, material, dan metode (men, material, method/3M) dengan mengaplikasikan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penggiatan, pengawasan, dan lain-lain agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif.

·         Manajemen merupakan suatu proses mendesain, menjaga, dan mempertahankan suatu lingukngan kerja dimana setiap individu yang bekerja sama dalam grup/kelompok dapat bekerja secara efisien dalam mencapai tujuan.

·         Menurut Mary Parker Follet, manajemen adalah seni dalam penyelesaian pekerjaan melalui orang lain.

DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

·         Manajemen Sistem Informasi (MSI) berasal dari kata Management of Information System (MIS) adalah mata kuliah yang mempelajari cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen.

·         Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah sistem yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi yang mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam organisasi.

·         Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan data/informasi untuk kebutuhan manajerial, semua tingkat manajemen, dan kebutuhan rutin.

DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI

            Sistem informasi perguruan tinggi merupakan sistem yang memudahkan perguruan tinggi menghasilkan informasi terkait kegiatan akademik dan memudahkan segala aktivitas perguruan tinggi terkait dengan pengolahan data. Kegiatan akademik pada perguruan tinggi yang menggunakan sistem informasi dalam hal jadwal perkuliahan, pengisian KRS, informasi nilai melalui KHS, data dosen dan registrasi mahasiwa. Selain itu juga pada perpustakaan dan keuagan juga sudah menggunakan sistem informasi.

DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKADEMIK

            Sistem informasi akademik merupakan solusi yang paling banyak digunakan dalam mengelola data-data akademik lembaga pendidikan yang ada di Indonesia. Selain mempermudah proses pengelolaan data, sistem informasi ini juga memperkecil biaya operasional yang harus dikeluarkan oleh lembaga terkait.

Manfaat dari penggunaan sistem informasi akademik juga bermacam-macam. Mulai dari penanganan masalah administrasi pada saat penerimaan mahasiswa baru, pengelolaan data akademik mahasiswa, pelaksanaan kegiatan perkuliahan, manajemen sumber daya serta proses pengambilan kebijakan dari eksekutif yang semuanya dapat dilakukan secara lebih efektif dan optimal dengan menggunakan sistem informasi.

DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN

            Sistem Informasi Kepegawaian merupakan sistem pengolahan data, tata kerja sumber daya manusia pada teknologi komputer untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung kegiatan administrasi kepegawaian. Pengolahan data pegawai merupakan hal yang penting dalam kepegawaian terutama dalam menginput dan mencari data pegawai untuk kemudian diubah sesuai dengan yang dibutuhkan. 

DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGGAJIAN

            Sistem informasi penggajian merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh pegawai yang bekerja sebagai seklur atau kepada pegawai lainnya yang gajinya dibayarkan bulanan, berhubungan dengan penggajian. Data yang dimaksud terdiri atas informasi penggajian sebagai berikut :

a. Melakukan input data karyawan dan menyimpan ke dalam database.

b. Melakukan input absensi, lembur, tunjangan dan potongan gaji karyawan ke dalam database.

c. Mencetak slip gaji karyawan.

d. Mencetak laporan penggajian karyawan untuk diserahkan sebagai bukti kepada pimpinan.

Sebuah sistem informasi penggajian yang baik tentunya mampu menjalankan semua hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan maupun hal-hal spesifik lainnya, semua komponen dipermudah dengan adanya sistem ini, sehingga mencegah terjadinya kesalahan data didalam perusahaan tersebut.

CONTOH SUPRA-SISTEM, SITEM, DAN SUB-SISTEM

            Contoh supra-sistem, sistem, dan sub-sistem adalah sebagai berikut.

§  Supra sistem yaitu berupa tubuh manusia.

§  Sistem yaitu seperti sistem pernafasan, pencernaan pada manusia.

§  Sub sistem dari sistem pernafasan yaitu hidung, tenggorokan, dan paru-paru.

Terima kasih, semoga bermanfaat. Salam edukatif!

Wassalamualaikum Warahmatullahiwabarakatuh :)

Sumber:

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama.

Aswati, Safrian, dkk. 2015. Peranan Sistem Informasi dalam Perguruan Tinggi. Open Access Journal of Information Systems (OAJIS). Dikutip dari http://is.its.ac.id/pubs/oajis/index.php/home/detail/1466/PERANAN-SISTEM-INFORMASI-DALAM-PERGURUAN-TINGGI. 29 April 2020.

Hendrawan, Muhammad Rosyihan. 2019. Manajemen Pengetahuan: Konsep dan Praktik Berpengetahuan pada Organisasi Pembelajar. Malang. UB Press.

Marimin, Hendri Tanjung, dan Haryo Prabowo. 2006. Sistem Informasi Manajemen: Sumber Daya Manajemen. Jakarta. Grasindo.

Mayasari, Melati Suci. 2015. Analisa dan Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada PT. Aditya Buana Inter Sungailiat Bangka. Jurnal SIMETRIS, Vol 6 No 2. Dikutip dari https://jurnal.umk.ac.id/index.php/simet/article/view/463. 29 April 2020.

Nafiudin. 2019. Sistem Informasi Manajemen. Pasuruan. Qiara Media.

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta. Kanisius.

Panggabean, Erwin. 2015. Sistem Informasi Kepegawaian pada Rumah Sakit Sari Mutiara Medan. Jurnal Mantik Penusa Volume 18 No.2. Dikutip dari http://e-jurnal.pelitanusantara.ac.id/index.php/mantik/article/view/37/51. 29 April 2020.

S, Alam. 2006. Ekonomi untuk SMA dan MA Kelas XII. Jakarta. Esis.

Wahyuningrum, Sri Rizqi. 2020. Statistika Pendidikan (Konsep Data dan Peluang). Surabaya. Jakad Media Publishing.