Aplikasi Penggunaan Sistem Informasi Manajemen

Assalamualaikum Warahmatullahiwabarakatuh :)

Salam sejahtera untuk kita semua, salam edukatif!

Pada bagian ini saya akan menceritakan tentang perkembangan teknologi yang meningkat sangat cepat seiring dengan perkembangan zaman. Berbagai lembaga berusaha untuk meningkatan sistem informasi agar lebih efektif dan efisien. Contoh lembaga yang memiliki bidang usaha yang sama dalam pendidikan dalam pengembangan sistem informasi yang digunakan yaitu pada sekolah-sekolah. Pada tiap sekolah terdapat arsip dan dokumen yang harus dikelola dengan baik dan rapi. Bidang tata usaha pada sekolah sebagai salah satu penyedia informasi untuk terus menerus mengikuti perkembangan dan mengambil keputusan untuk meningkatkan, mengembangkan, dan memperbaharui setiap informasi yang disajikan untuk menunjang pelayanan yang baik. Tata Usaha merupakan bagian dari institusi yang diberi wewenang untuk menangani dokumen dan pengarsipan. Namun, dalam pengelolaan data kearsipan masih terdapat yang masih menggunakan manual seperti SMA Negeri 1 Rembang dan terdapat yang sudah terkomputerisasi seperti SMA Negeri 1 Mlongo Jepara. Berikut beberapa perbedaan dalam bidang pengelolaan kearsipan antara SMA Negeri 1 Rembang dan SMA Negeri 1 Mlongo Jepara adalah sebagai berikut.

Nama Perusahaan	Kelebihan	Kelemahan	Peluang Pengembangan
Manajemen Data Kearsipan di SMA Negeri 1 Rembang (sistem manual)	Prosedur pengarsipan melewati proses/langkah sehingga dapat lebih teliti apabila ada kesalahan/kekurangan pada data arsip dimana setiap arsip yang diterima, dikemas, dan didistribusikan dilakukan pencatatan sebelum melakukan penyimpanan ke dalam lemari.	1.    Pengolahan data-data surat dan pihak instansi mengalami kesulitan dalam pencarian data surat apabila dibutuhkan sewaktu–waktu oleh sekolah. 2.    Dengan penyimpanan manual secara mengelompok dapat memungkinkan data hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan. 3.    Sering terjadi kehilangan dokumen penting karena tidak adanya pencatatan yang jelas mengenai peminjaman dan pengembalian dokumen serta proses pengajuan permintaan legalisir arsip di SMA Negeri 1 Rembang masih membutuhkan proses yang lama. 4.    Membutuhkan ruangan penyimpanan yang luas.	Sistem informasi manajemen kearsipan yang dikembangkan berbasis web sehingga memudahkan penyimpanan dan pencarian arsip, serta pemberian informasi arsip terkait kepada guru dan siswa serta memudahkan guru dan siswa SMA Negeri 1 Rembang dapat mengajukan permintaan legalisir arsip dimana pun dan kapan pun.
Manajemen Data Kearsipan di SMA Negeri 1 Mlongo Jepara (berbasis multiuser)	1.     Mempercepat proses pengarsipan surat. 2.     Mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat dan disposisi. 3.     Mengurangi penggunaan kertas, 4.     Memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penulisan, 5.     Mempercepat proses pencarian surat, 6.     Memudahkan pengontrolan disposisi surat.	1.    Harus memindai data surat yang akan diarsip dan harus membagikan ke setiap bagian yang ditujukan. 2.    Tiap bagian yang membutuhkan harus mencetak laporan data masing-masing. 3.    Tiap bagian dalam sekolah harus menjadi user dengan jaringan yang kuat.	Mengembangkan aplikasi pengelolaan data kearsipan pada bagian cetak laporan dalam bentuk pdf dan memindai surat langsung dari aplikasi.

Terima kasih, semoga bermanfaat. Salam edukatif!

Wassalamualaikum Warahmatullahiwabarakatuh :)

Sumber:

Khoirul, Muhammad, Tri Irianto Tjendrowasono, Berliana Kusuma Riasti. 2013. Aplikasi Pengelolaan Data Kearsipan pada Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Mlonggo Jepara Berbasis Multiuser. Indonesian Journal on Networking and Security ISSN: 2302-5700. Dikutip dari http://ijns.org/journal/index.php/ijns/article/view/68/66. 29 April 2020.