Assalamualaikum
Warahmatullahiwabarakatuh :)
Salam
sejahtera untuk kita semua, salam edukatif!
Pada bagian ini saya akan
menceritakan tentang perkembangan teknologi yang meningkat sangat cepat seiring
dengan perkembangan zaman. Berbagai lembaga berusaha untuk meningkatan sistem
informasi agar lebih efektif dan efisien. Contoh lembaga yang memiliki bidang
usaha yang sama dalam pendidikan dalam pengembangan sistem informasi yang
digunakan yaitu pada sekolah-sekolah. Pada tiap sekolah terdapat arsip dan
dokumen yang harus dikelola dengan baik dan rapi. Bidang tata usaha pada
sekolah sebagai salah satu penyedia informasi untuk terus menerus mengikuti
perkembangan dan mengambil keputusan untuk meningkatkan, mengembangkan, dan
memperbaharui setiap informasi yang disajikan untuk menunjang pelayanan yang baik.
Tata Usaha merupakan bagian dari institusi yang diberi wewenang untuk menangani
dokumen dan pengarsipan. Namun, dalam pengelolaan data kearsipan masih terdapat
yang masih menggunakan manual seperti SMA Negeri 1 Rembang dan terdapat yang
sudah terkomputerisasi seperti SMA Negeri 1 Mlongo Jepara. Berikut beberapa
perbedaan dalam bidang pengelolaan kearsipan antara SMA Negeri 1 Rembang dan SMA
Negeri 1 Mlongo Jepara adalah sebagai berikut.
|
Nama Perusahaan
|
Kelebihan
|
Kelemahan
|
Peluang Pengembangan
|
|
Manajemen Data Kearsipan di SMA
Negeri 1 Rembang (sistem manual)
|
Prosedur
pengarsipan melewati proses/langkah sehingga dapat lebih teliti apabila ada
kesalahan/kekurangan pada data arsip dimana setiap arsip yang diterima,
dikemas, dan didistribusikan dilakukan pencatatan sebelum melakukan
penyimpanan ke dalam lemari.
|
1.
Pengolahan data-data surat dan pihak instansi mengalami kesulitan dalam
pencarian data surat apabila dibutuhkan sewaktu–waktu oleh sekolah.
2.
Dengan penyimpanan manual secara mengelompok dapat memungkinkan data
hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu
diperlukan.
3.
Sering terjadi kehilangan dokumen penting karena tidak adanya pencatatan
yang jelas mengenai peminjaman dan pengembalian dokumen serta proses
pengajuan permintaan legalisir arsip di SMA Negeri 1 Rembang masih membutuhkan
proses yang lama.
4.
Membutuhkan ruangan penyimpanan yang luas.
|
Sistem
informasi manajemen kearsipan yang dikembangkan berbasis web sehingga memudahkan penyimpanan dan
pencarian arsip, serta pemberian informasi arsip terkait kepada guru dan
siswa serta memudahkan guru dan siswa SMA Negeri 1 Rembang dapat mengajukan
permintaan legalisir arsip dimana pun dan kapan pun.
|
|
Manajemen Data Kearsipan di SMA
Negeri 1 Mlongo Jepara (berbasis multiuser)
|
1.
Mempercepat proses pengarsipan surat.
2.
Mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat dan
disposisi.
3.
Mengurangi penggunaan kertas,
4.
Memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penulisan,
5.
Mempercepat proses pencarian surat,
6.
Memudahkan pengontrolan disposisi surat.
|
1.
Harus memindai data surat yang akan diarsip dan harus membagikan ke
setiap bagian yang ditujukan.
2.
Tiap bagian yang membutuhkan harus mencetak laporan data masing-masing.
3.
Tiap bagian dalam sekolah harus menjadi user dengan jaringan yang kuat.
|
Mengembangkan
aplikasi pengelolaan data kearsipan pada bagian cetak laporan dalam bentuk
pdf dan memindai surat langsung dari aplikasi.
|
Terima kasih, semoga bermanfaat. Salam
edukatif!
Wassalamualaikum Warahmatullahiwabarakatuh :)
Sumber:
Khoirul, Muhammad, Tri Irianto Tjendrowasono,
Berliana Kusuma Riasti. 2013. Aplikasi
Pengelolaan Data Kearsipan pada Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Mlonggo Jepara
Berbasis Multiuser. Indonesian Journal on Networking and Security ISSN:
2302-5700. Dikutip dari http://ijns.org/journal/index.php/ijns/article/view/68/66. 29 April 2020.
